GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – Pflicht oder Kür?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) betreffen alle Unternehmer, die geschäftliche Transaktionen aufzeichnen – ob mit elektronischer Registrierkasse, ERP-Software oder im kleinen Laden mit Barumsatz.

Seit der Verschärfung der Anforderungen durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) 2020 und den damit verbundenen Pflichten zur TSE (technische Sicherheitseinrichtung), ist klar: Ohne strukturierte, revisionssichere Prozesse geht es nicht mehr. Und mittendrin: die oft vernachlässigte, aber verpflichtende Verfahrensdokumentation.

Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?

Kurz gesagt: Die Verfahrensdokumentation beschreibt in klarer und nachvollziehbarer Form, wer, wann, wie und womit Daten verarbeitet und speichert – insbesondere Belege, Buchungen und steuerlich relevante Unterlagen.

Sie beantwortet Fragen wie:

Welche Kassensoftware nutzt du?
Wie werden Rechnungen erzeugt, geprüft und abgelegt?
Wer hat wann auf Daten Zugriff?
Wo sind Daten gespeichert – und wie werden sie geschützt?

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Alle Betriebe mit elektronischer Datenverarbeitung – von der einfachen Kasse bis zum Cloud-ERP – müssen eine Verfahrensdokumentation vorhalten, die jederzeit bei einer Betriebsprüfung vorzeigbar ist. Es gibt keine Ausnahmefür kleine Betriebe, Kioske oder Imbisse.

Was muss enthalten sein?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht mindestens aus:

Allgemeiner Beschreibung des Unternehmens und seiner Prozesse
Anwenderdokumentation zur verwendeten Software
Technischer Systemdokumentation zu IT, Hardware und Backup
Betriebsdokumentation, wie mit Belegen, Buchungen und Änderungen umgegangen wird

Sie muss aktuell, strukturiert und nachvollziehbar sein – und im Fall einer Prüfung zeigen, dass du gesetzeskonform arbeitest.

Elektronische Belege richtig aufbewahren

Die GoBD verlangen, dass Belege unveränderbar, vollständig und in chronologischer Reihenfolge gespeichertwerden – für mindestens 10 Jahre. Es reicht nicht, PDFs in beliebigen Ordnern zu speichern. Idealerweise nutzt du eine Software mit zertifizierter Archivfunktion (z. B. revisionssichere Cloudspeicher oder Kassensystem mit TSE und DATEV-Anbindung).

Unser Tipp

Viele Unternehmer scheitern nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Dokumentation. Prüfe daher regelmäßig, ob du die GoBD-Vorgaben erfüllst – oder lasse dich beraten.

➡️ Du möchtest wissen, ob dein Kassensystem GoBD-konform ist oder brauchst eine Vorlage für deine Verfahrensdokumentation? Wir helfen dir gern!