Artikelgruppen statt Einzelartikel auf dem Kassenbon – was ist erlaubt?

Immer wieder taucht im Alltag kleiner Betriebe, Kioske oder Imbisse die Frage auf: Darf ich auf dem Kassenbon nur „Pizza“ oder „Softdrink“ schreiben, statt z. B. „Pizza Funghi“ oder „Coke Zero 0,33“? Die Antwort: Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen.

Das deutsche Steuerrecht – konkret die GoBD, die KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) und die Abgabenordnung (AO) – schreibt eine ordnungsgemäße, vollständige und nachvollziehbare Kassenführung vor. Grundsätzlich dürfen Artikelgruppen verwendet werden, wenn diese sich eindeutig abgrenzen lassen und interne Aufzeichnungen detailliert genug sind, um Verkäufe rückverfolgbar zu machen.

Beispiel: Ein Kiosk darf „Softdrink“ buchen, wenn intern klar dokumentiert ist, ob Coke, Fanta oder Spezi verkauft wurde – etwa per Lieferschein, Bestellzettel oder Warenwirtschaft. Freie Preiseingabe ist dann zulässig, wenn alle Getränke einer Gruppe gleich viel kosten.

Problematisch wird es, wenn Artikelgruppen unterschiedliche Preise, Steuersätze oder Margen umfassen. Dann wird eine Einzelartikelbuchung empfohlen. So vermeidest du Konflikte bei Betriebsprüfungen und gewährleistest volle Transparenz.

Für dich als Unternehmer gilt: Je differenzierter deine Artikel in der Kasse sind, desto besser. Ausnahmen für Schnellimbisse oder Kioske gibt es offiziell keine – in der Praxis zeigen sich Prüfer manchmal kulant, wenn die Buchungen plausibel und logisch nachvollziehbar sind.