Offene Ladenkasse richtig führen

Wenn die elektronische Kasse noch nicht verfügbar ist, muss eine offene Ladenkasse genutzt werden. Dazu sind einige Grundlagen der Kassenführung zu beachten, um die ordnungsgemäße Erfassung aller Bareinnahmen und -ausgaben sicherzustellen.

Benötigte Unterlagen z.B. von Avery/Zweckform:

✔ Quittungsbuch – Für Kunden, die eine Quittung wünschen (aktiv anzubieten)

✔ Kassenbericht – Dokumentation des täglichen Kassenverlaufs, inkl. Kassenbestand, Einnahmen, Ausgaben und Wechselgeld

Wichtige Fragen zur Kassenführung:

📌 Muss für jeden Kunden eine Quittung erstellt werden?

• Nein, nur wenn der Kunde eine verlangt - es muss aktiv angeboten werden.

In bestimmten Branchen (z. B. Gastronomie) kann eine Belegpflicht bestehen.

📌 Müssen Bestellungen auf Bierdeckeln oder Kellnerblöcken aufbewahrt werden?

• Jein! Nein, wenn
• die Bestellung zeitnah, vollständig und korrekt in das Kassensystem übertragen wird,
• jede Transaktion mit einem korrekten Kassenbeleg abgeschlossen wird (inkl. TSE-Signatur),
• der Betrieb den Anforderungen der GoBD und KassenSichV entspricht.

❗️Was ist mit dem Bierdeckel als „Ursprungsbeleg“?

Der Begriff „Ursprungsbeleg“ bezieht sich juristisch nicht auf Vorstufen wie den Bierdeckel, sondern auf den Beleg aus der Kasse (der dann auch den steuerlich relevanten Geschäftsvorfall dokumentiert). Ein Bierdeckel oder Kellnerblock ist lediglich ein Arbeitsschritt (Bestellnotiz), kein offizieller Beleg im Sinne der Abgabenordnung.

📋 Ausnahme: Manuelle Kassenführung

Falls keine elektronische Kasse genutzt wird (z. B. bei Bargeldkasse mit Zählprotokollen), kann es sein, dass handschriftliche Notizen nachweisrelevant werden. Dann könnte ein Bierdeckel ggf. zur Belegkette gehören – das ist aber heute selten noch zulässig.

🔍 Fazit:

• Bei elektronischen Kassensystemen ist der Bierdeckel nicht aufbewahrungspflichtig.
• Wichtig ist nur, dass die ordnungsgemäße Erfassung und Archivierung der Kassenbelege gewährleistet ist.

Wie wird der Kassenbericht ausgefüllt?

Der Kassenbericht sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

📍 Nummer – Fortlaufende Identifikation des Berichts

📍 Datum – Geschäftstag der Aufzeichnung

📍 Kassenbestand am Geschäftsschluss =

📍 Tatsächlicher Bargeldbestand in der Kasse

📍 Wechselgeldbestand – Betrag, der als Wechselgeld in der Kasse verbleibt

📍 Einnahmen und Ausgaben – Alle Bartransaktionen des Tages

Die Tageslosung entspricht dem Gesamtbetrag aller Bareinnahmen nach Abzug von Rückgaben und Rabatten. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Bewertung des Tagesumsatzes.

Wie werden Eigenentnahmen dokumentiert?

Eigene konsumierte Waren (z. B. Brötchen oder Getränke) müssen ordnungsgemäß erfasst werden:

🔹 Eigenbeleg mit 0,00 € – Dokumentation ohne buchhalterische Auswirkung

🔹 Eigenbeleg mit Wert – Erfassung zum tatsächlichen Warenwert für steuerliche Zwecke

Je nach steuerlichen Vorgaben kann die Eigenverbrauchsregelung greifen – eine Beratung mit dem Steuerberater ist ratsam.