Bewirtungsrechnungen nebst Bewirtungsbelegen seit 2023

1. Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass gelten die Ausgaben als Betriebsausgaben. Der Gastgeber kann 100 % der enthaltenen Vorsteuer sowie 70 % der Netto-Bewirtungskosten steuerlich geltend machen - sauber arbeiten weil sonst Ablehnung droht.

2. Was genau gehört zu den Bewirtungskosten?

Speisen
Getränke
Trinkgelder
weitere dazu gehörende Leistungen (z. B. Garderobe)

Diese Aufwendungen müssen angemessen sein – was jedoch nicht eindeutig definiert ist.

3. Was wird nicht als Bewirtungskosten anerkannt?

Z.B. Nachtclub mit Getränken
einfache Aufmerksamkeiten – wie Kaffee und ein belegtes Brötchen bei einem geschäftlichen Treffen in einem Café können jedoch zu 100 % abgesetzt werden.

4. Welche Belege braucht man?

Um die Bewirtungskosten geltend zu machen, braucht es zwei unterschiedliche Belege:

die Bewirtungsrechnung (z. B. der Kassenbon)
den Bewirtungsbeleg (ein vom Gastgeber erstellter Eigenbeleg)

5. Bewirtungsrechnung und Kleinstbetragsrechnung

Bewirtungsrechnungen betreffen in diesem Zusammenhang speziell Ausgaben in Gastronomiebetrieben – also Restaurants, Bistros oder Cafés.

Name und Anschrift des Gastronomiebetriebs
Steuer- oder Umsatzsteuer-ID
Rechnungsdatum & Datum der Bewirtung
Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung: Art & Menge der Speisen/Getränke mit Einzelpreisen
Steuersatz & Bruttobetrag
bei Beträgen über 250 €: auch Netto- und Mehrwertsteuerbetrag
Transaktionsdaten inkl. Start-/Endzeitpunkt des Vorgangs (i. d. R. als QR-Code)
bei Rechnungen über 250 €: Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (dies kann handschriftlich ergänzt werden)

6. Kann man eine Bewirtungsrechnung auch handschriftlich ausstellen?

a.) Wenn ein elektronisches Kassensystem vorhanden ist, werden nur maschinell erstellte, mit TSE abgesicherte Rechnungen anerkannt.

b.) Solange die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können auch handschriftliche Rechnungenakzeptiert werden.

7. Der Bewirtungsbeleg

Unabhängig von der Bewirtungsrechnung muss zusätzlich ein Bewirtungsbeleg erstellt werden – am besten direkt nach der Bewirtung.

Folgende Angaben sind erforderlich:

Ort der Bewirtung
Datum
Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Gastgeber)
Namen aller Teilnehmer
Konkreter Anlass (z. B. „Projektmeeting zum Web-Relaunch Oktober 2023“ – nicht nur „Geschäftsessen“)
Höhe der Aufwendungen inkl. Trinkgeld
(wenn möglich) quittiertes Trinkgeld
Unterschrift des Gastgebers

Der Beleg kann formlos sein, muss aber unbedingt unterschrieben werden.